Secretária Executiva

Secretária Executiva
Revisar a agenda diária do presidente pela manhã e preparar os compromissos do dia. Confirmar e ajustar horários de reuniões e compromissos. Informar o presidente sobre quaisquer alterações ou conflitos de horário. Atender chamadas telefônicas e direcionar para o presidente ou outras partes relevantes. Verificar e responder e-mails, destacando os mais urgentes para o presidente. Facilitar a comunicação entre o presidente e outros executivos e funcionários. Agendar reuniões internas e externas, enviando convites e confirmando a participação dos envolvidos. Preparar materiais necessários para as reuniões, como agendas e apresentações. Redigir e distribuir atas de reuniões após cada encontro. Organizar viagens, incluindo reservas de voos, hotéis e transporte local. Preparar itinerários detalhados para cada viagem, incluindo contatos e compromissos. Confirmar todos os detalhes da viagem e ajustar conforme necessário. Criar e revisar relatórios, apresentações e documentos diversos. Editar e formatar documentos para reuniões e apresentações. Garantir que todos os materiais estejam prontos e disponíveis no momento certo. Atualizar e manter arquivos organizados, tanto físicos quanto digitais. Gerenciar documentos confidenciais e garantir sua segurança. Registrar e arquivar correspondências e e-mails importantes. Coordenar a logística de eventos corporativos, como conferências e seminários. Gerenciar os detalhes de eventos, incluindo local, catering e equipamentos. Acompanhar o andamento de projetos especiais e tarefas atribuídas. Manter a confidencialidade de todas as informações relativas ao presidente e à empresa. Lidar com documentos e informações sensíveis com discrição e profissionalismo. Recepcionar visitantes importantes, clientes e parceiros de negócios. Organizar e coordenar visitas e reuniões com partes externas. Facilitar as relações públicas e networking do presidente. Processar despesas do presidente e manter registros financeiros atualizados. Controlar o estoque de materiais de escritório e solicitar reposição, quando necessário. Manter equipamentos de escritório em bom estado e organizar reparos, quando necessário.